Verhandlungstechniken: Große Artikelzahlen hieven

Neulich, im Verhandlungs-Telefoncoaching, das ich regelmäßig mit einem Einkaufs-Profi in einem Großunternehmen durchführe, kam die Frage „Und wie verhandle ich, wenn ich tausende Artikel gleichzeitig kaufen muss? Wie kann ich eine so große Artikelzahl hieven?“.

Gute Frage! Denn genau das war (damals) als Einkaufsleiter in einem Systemhaus jahrelang meine große Herausforderung. Wir hatten dort rund 20.000 Artikel im Sortiment. Da war es zeitlich nicht möglich, jeden Artikel einzeln zu verhandeln. Schon gar nicht, weil sich viele Preise monatlich veränderten, eine ganze Zahl sogar täglich. Und das ist die Erfahrung und Herausforderung von vielen meiner Beratungskunden täglich – und vielleicht auch von Dir.

Wie Profi-Verhandler das in den Griff bekommen

Wie kannst Du also diese komplexe Situation in den Griff bekommen? Keine Angst, Du bist dem nicht ausgeliefert, ich kann Dir aus meiner eigenen Erfahrung als professioneller Einkäufer Strategien nennen, wie wir damals vorgegangen sind, um diese Komplexität in den Griff zu bekommen – und wie Du heute auch vorgehen kannst.

Denn: Diese Komplexität entstand ja nicht erst bei uns, sondern schon beim Hersteller der Produkte! Auch der erfand nicht für jedes einzelne Produkt eine neue Kalkulation! Stattdessen hatte er ein Schema, nach dem in bestimmten Produktgruppen der Preis bestimmt wurde. Unsre Strategie: Dieses Wissen galt es in unseren Jahresgesprächen mit dem Lieferanten zu nutzen!

Der Trick: Produktgruppen mit Messlatten verhandeln

Viele Artikel sind vom Lieferanten klar Produktgruppen zugeordnet, etwa „Laserdrucker Hersteller A“. Hinter dieser Produktgruppe steckte dessen Kalkulationsgrundlage mit einer bestimmten Marge, die uns nicht bekannt war. Innerhalb der Produktgruppe war diese Kalkulation aber stets identisch. Der Lieferant hatte also eine Marge in Prozent auf den Produktlistenpreis.

Gleichzeitig gab es eine allseits bekannte Messlatte, um daran einen Nachlass zu verhandeln und längerfristig nachzuvollziehen. So zum Beispiel den Handelseinkaufspreis Gruppe A namens HEK-A oder eben der Listenpreis. Das bot für uns die Grundlage der Verhandlungen, ohne auf jeden einzelnen Artikel einzugehen!
„Bei Produktgruppe Laserdrucker A gilt: HEK-A minus 7 % ist unser tatsächlicher Einkaufs-Preis.“

Auf Produktgruppenpreise stete Rabatte aushandeln

Hat sich dann der Listenpreis verändert, hatten wir ohne Nachverhandlung automatisch den neuen Einkaufspreis. Wurde ein neues Produkt in die Gruppe aufgenommen, ebenso. Wir konnten in den Jahresgesprächen mit Lieferanten sehr viele Verhandlungen vorwegnehmen, die sonst unterjährig verhandelt wurden!

Klar: Nachverhandlungen wurden von Seiten des Herstellers gefordert, wenn er seine Kalkulationsgrundlage veränderte. Aber: Das geschah alle paar Jahre mal – also nicht sehr oft.

Zweite Messlatte: Einkaufsleistung messbar machen:

Zudem gibt Dir die feste Messlatte auch die Chance, Deine Leistung nachzuweisen. Erreichst Du einen zusätzlichen Nachlass „HEK-A minus 8 %“, so kannst Du über den Umsatz auf der Produktgruppe Deine Leistung als Einkäufer zeigen.
1 % besser bei einer Million Umsatz sind 10.000 Euro! Glückwunsch und Lobgesang der Geschäftsführung warten da nur auf Dich! Wenn Du mit so einem Verhandlungsergebnis jede Woche aufwarten kannst, ist Dein Job sicher!

Zweiter Trick: Highroller einzeln verhandeln

Mein heutiger Verhandler-Tipp Nr. 1 für Dich: Wenn Du Artikel im Sortiment hast, die aus der Masse hervorstechen, so packst Du diese am besten nochmal einzeln an. Sei es durch ein isoliertes Projekt, bei dem es einmalig einen größeren Umsatz für einen einzelnen Artikel gibt, oder sei es einfach nur durch eine Bevorzugung einzelner Artikel im Standard-Geschäft.
Diese sogenannten Highroller oder Rennerartikel verhandelst Du nach ABC-Analyse top down. Du nutzt Deine zur Verfügung stehende Zeit für die wertvollsten Artikel!
So etwa könnte dann die Vereinbarung aussehen:
„Für alle Laserdrucker A gilt HEK-A minus 8 %, für Laserdrucker 4711-DEH gilt abweichend HEK-A minus 14%.“

Zusatztipp: Profit und Manpower abwägen

Mein heutiger Verhandler-Tipp Nr. 2 für Dich: Stellst Du darüber hinaus fest, dass Du durch einzelverhandelte Artikel viel Profit für Dein Unternehmen erzielen könntest, wenn Du nur mehr Zeit dafür hättest … dann schaffe Dir die Zeit dafür! Mach aus dem Konjunktiv ein „Aktiv“ und aus dem „hätte“ bares Geld!

Wenn Du es selbst zeitlich nicht abbilden kannst, dann überlege, ob Du folgende Impulse in Deinem Unternehmen umsetzen kannst:

  1. effektiver verhandeln – weniger Zeitbedarf für jeden einzelnen Artikel. Da gibt es zig Ansatzpunkte … viele Strategien für effektiveres Verhandeln findest Du beispielsweise in meiner Blogreihe zum Thema „Verhandeln in monopolähnlichen Situationen“
  2. mehr (Wo)Manpower: ist oft in der Geschäftsführung nicht gern gesehen – bei sinnvoller Investition aber anzuraten
  3. C-Artikel-Lieferanten, die bestimmte Volumina für Dich bündeln
  4. Verhandler 4rent, also Profi-Einkäufer, die Du für Deine wichtigsten Verhandlungen mieten kannst – wie mich -, und die Verhandlungen von B- und C-Artikeln für Dich übernehmen und den höchsten Rabatt rausverhandeln!

Zusatz-Tipp: Wenn Du magst, stell mir solche Fragen aus Deiner täglichen Arbeit wie die nach Verhandlungstechniken für große Mengen von Artikeln gerne auch in meiner kostenlosen Verhandlungssprechstunde. Dort können wir auch ganz konkret für DEINE Situation, DEINE KONKRETE FRAGE Ideen entwickeln. Und nochmal: das ist kostenlos für Dich!
Wenn Du Dich für die Termine der gratis Verhandlungssprechstunde interessierst: Als Abonnent meines kostenlosen Verhandlertipps-Newsletters bekommst Du die aktuellen nächsten Termine stets direkt!