Verhandlungstechniken: Agiler Einkauf – was heißt das konkret für Sie?

Ein neues Schlagwort geistert durch die Unternehmen und auch durch die Einkaufsabteilungen. Ein Schlagwort, nach dem ich als Trainer für Profi-Einkäufer, Verhandler4Rent und Vortragsredner neuerdings ständig gefragt werde. Das Schlagwort heißt: agiler Einkauf. Oder auch: Agilität im Einkauf. Und ich stelle bei meinen Veranstaltungen und Seminaren immer wieder fest, dass sich die eigentlich Betroffenen, die Einkäufer und Mitarbeiter der Einkaufsabteilungen, keine konkrete Vorstellung davon machen können, was das bedeutet.

Agilität im Einkauf – ein Modewort und doch mehr

Gehen wir das ganze Thema doch mal aus Sicht der konkreten Unternehmenspraxis an. Man kann klar sagen, dass „agiler Einkauf“ eigentlich ein Modewort ist. Aber ein Modewort für ein Problem ist, das schon sehr lange im Einkauf besteht. Insofern ist es vielleicht sehr gut, dass nun neue Begriffe dafür genutzt werden, denn damit zeigt sich das Problembewusstsein. Es zeigt sich, dass wir hier Handlungsbedarf haben!

Agiler Einkauf meint eigentlich agile Zuarbeit für den Einkauf

Agil, was meint das überhaupt? Vom Wortstamm her ganz einfach: beweglich, aktiv, sich schnell an neue Herausforderungen und Aufgaben anpassend. „Agiler Einkauf“ heißt das Schlagwort verkürzt- tatsächlich ist aber agile Zuarbeit für den Einkauf gemeint. Und dabei ist vor allem der Fachbereich gefragt! Allerdings weiß der vielerorts noch nichts davon.

Um es klar zu sagen: Das Stellrad ist dabei weniger der Einkauf. Einkäufer sind grundsätzlich agil, beweglich. Zumindest beweglicher als die Fachabteilung. Ohne hier den Kollegen der Fachabteilungen auf die Füße treten zu wollen, fasse ich hier mal die Erfahrung vieler Einkaufsabteilungen zusammen:

  • Fachbereiche sind oft Sturköpfe.
  • Fachbereiche haben vor allem die 5-Sterne-Lösung im Kopf. Weniger den Preis.
  • Fachbereiche wollen schlauer als Einkäufer sein und führen uns gerne mal vor.
  • Fachbereiche haben oft einen „intimeren“, freundschaftlicheren Kontakt zum Lieferanten und fühlen sich dem Verkäufer mehr verbunden als dem eigenen Einkauf.

Das ist fatal, darüber kann es keine zwei Meinungen geben!

Ergebnis ist, dass der Einkauf in ein Korsett gezwungen wird, bestimmte Produkte unbedingt bei einem bestimmten Lieferanten zu ordern. Tut er das nicht, stellt er sich gegen das gesamte Kalkül und erhält entsprechend Gegenwind. Solche Verkrustungen sind leider absolut „normal“ in vielen Unternehmen – auch wenn es der Firma schadet.

Agilität – so löst der Einkauf verkrustete Abläufe

Und jetzt kommt´s: Genau diese Verkrustung Fachbereich-Lieferant-Situation soll beweglicher werden. Hier soll Agilität, Entschlussfreude und Anpassungsfähigkeit ersetzten, was bisher ein „das haben wir schon immer so gemacht und es geht auch nur genauso!“ war.
Um diese Agilität im Einkauf aufzusetzen, benötigst Du als Einkaufsleiter oder verantwortlicher Mitarbeiter der Einkaufsabteilung mehrere „Knöpfe“, die Du drücken musst. Dazu meine strategischen Überlegungen für Dich:

Strategie-Überlegung 1: Ergebnisorientierte Belohnung für agiles Handeln
Der Fachbereich erkennt das Unternehmensinteresse der Agilität: Das wird – so meine Prognose – ein ziemlich großer „Knopf“! Das kann per Anweisung von Oben geschehen. Allerdings ist eine solche Strategie langfristig eher schwach, weil sie wieder „kontaminiert“ oder unterlaufen werden wird. Der Fachbereich findet bestimmt wieder ein Alibi, dass doch alles bleibt, wie es war.
Besser ist es ein echtes Verständnis, gefördert durch ergebnisorientiere Belohnung. Auch das passiert von Oben nach Unten. Wenn durch Agilität ein besseres Ergebnis erreicht wird, wird der Fachbereich belohnt. Damit zieht er mit dem Einkauf künftig an einem Strang, weil es nun auch sein Portemonaie betrifft.

Strategie-Überlegung 2: Einkaufsabteilung schafft bessere Voraussetzungen für Agilität
Der Fachbereich schafft die Voraussetzungen für agiles Verhandeln. Mehr als nur ein freigegebener Lieferant je Produkt, Zukunftsplanung gemeinsam mit dem Einkauf, aktive Ausschau nach neuen Playern auf dem Markt, Lieferantenentwicklung …

Strategie-Überlegung 3: Taktische Umsetzung von Agilität im Einkauf
Der Einkauf setzt Agilität taktisch um: Weit voraus planen, aber kurzfristig reaktionsfähig sein. Das bedeutet auch: Viel mehr planerische Tools einsetzen. Weg von der hektischen Beschaffung hin zu einer vorausgedachten Einkaufstaktik, die dann aber flexibel bleibt.

Ein Beispiel für mehr Agilität im Einkauf

Schauen wir uns ein einfaches Beispiel dafür an: Abgestimmt mit dem Fachbereich wird das Umsatzvolumen der nächsten Jahre hochgerechnet. Die Chance auf diesen fetten Kuchen bringt die Lieferanten dazu, optimale Konditionen anzubieten. Gleichzeitig wird in den Verträgen verankert, was bei Preiserhöhungen, Minderqualität und Lieferverzögerungen zu tun ist. Der Einkauf verhandelt EINMAL richtig. Statt unter Druck immer wieder aktiv zu werden. Der Ablauf nach der Verhandlung ist agil festgeschrieben. Lieferant A kann nicht liefern? Zack. Ohne Zeitverzögerung liefert B.

Klar, dass B für Notfälle ein Zusatzgeld erwartet. Ist aber schon im Vorwege verhandelt und kann daher nicht über die Maßen ausgenutzt werden!

Wichtes Forum Ende Januar 2018 in Düsseldorf: Agiles Projektmanagement im Einkauf

Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) bietet am 30. und 31. Januar in Düsseldorf unter dem Titel „Agiles Projektmanagement im Einkauf“ einen Praxis-Workshop zu diesem Thema mit mehreren ausgewiesenen Verhandlungsexperten und Strategen.

Auch ich, Urs Altmannsberger, werde dort auch einen Vortrag halten und im Anschluss detailliert mit den Teilnehmern an diesem wichtigen Zukunftsthema arbeiten. Dabei gehen wir auch auf Einwände und Spezialfälle ein. Komm unbedingt vorbei – es lohnt sich wirklich!

Alle Infos und die Anmeldemöglichkeit findest Du unter:
https://www.bme.de/fileadmin/_horusdam/7170-BME_Agiles_Projektmanagement_im_EK_RM_Internet.pdf