Verhandlungstechniken: Den Bremsklotz „Sachzwänge“ lösen

Sachzwänge sind Gründe, die Dich als Profi-Einkäufer an einen bestimmten Lieferanten binden. Sie führen also für den Einkäufer zu einer strategisch schlechten Ausgangssituation für die Konditionsverhandlungen. In diesem Blogbeitrag zeige ich Dir, mit welchen Techniken Du den zwickenden Sachzwängen entkommst – und dafür sorgst, dass aus der eigenen Firma nicht noch zusätzliche aufgebaut werden!

So erzeugen Verkäufer künstlich Sachzwänge für den Einkäufer

Ganz besonders schlechten Einfluss haben Sachzwänge auf Dein Ergebnis als Einkaufsleiter oder Mitarbeiter einer Einkaufsabteilung im Unternehmen. Beispielsweise besteht der Zwang, bei einem bestimmten Lieferanten zu ordern. Noch schwerer wiegt bei Sachzwängen: Der Lieferant weiß das in der Regel auch! Es geht aus dem Sachzusammenhang hervor, dass Sie unter Zwang stehen. Geschickte Anbieter planen dies sogar ein – zum Beispiel:

  • Um ein Gerät weiter betreiben zu können, ist spezifisches Verbrauchsmaterial notwendig, das es nur aus einer Quelle gibt.
  • Um Gewährleistungs- und Garantieansprüche geltend zu machen, müssen ausgewählte Betriebe für die Wartung beauftragt werden.
  • In der IT soll ein Programm erweitert werden. Der ehemalige Programmierer soll plötzlich das Doppelte kosten. Andere Programmierer müssten sich erst langwierig einarbeiten.

Auch teure Änderungswünsche bringen Einkauf in Sachzwänge

Es gibt auch noch eine weitere Kategorie an Sachzwängen, die Dich zwacken können: nachträgliche Änderungen: In großen Ausschreibungen steigt die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten, je weiter der Prozess voranschreitet. Dem Einkäufer stehen während der Ausschreibung mehrere Lieferanten zur Wahl. Um den Auftrag zu erhalten, unterbieten sich die Lieferanten gegenseitig mit immer besseren Angeboten. Das ist gut! Dann jedoch endet die Ausschreibung mit der Vergabe an den besten Lieferanten. Damit ist die Abhängigkeit da.
Sollte es jetzt zu Änderungswünschen am Produkt kommen – und das passiert in der Praxis oft –wird es teuer.

Der Lieferant weiß zu diesem Zeitpunkt: Die Ausschreibung ist beendet, den Wettbewerbern wurde abgesagt, und meistens steckt der Kunde schon mitten in der Arbeit. Ein Wechsel zu einem anderen Lieferanten wäre mit erheblichen Mehrkosten für ihn verbunden. Während also in der Vergabe noch richtig Druck auf dem Lieferanten und seinem Preis lag, kann er jetzt ungeniert das Geld wieder reinholen.

Einige Lieferanten erkennen das erst, wenn der Änderungswunsch vom Kunden ausgesprochen wird. Andere Lieferanten wiederum vertagen die Gewinnaussicht ganz bewusst auf die erste Veränderung – und zwar mit voller Absicht.

In allen Fällen fehlt es Dir im Einkauf an der Macht oder auch an Alternativen. Und für den Lieferanten macht es keinen Unterschied, ob er dem Dir entgegenkommt oder nicht. Er erhält so oder so den Auftrag. Ein nennenswerter Nachlass würde das Verhandlungsergebnis nicht verbessern. Das verschlechtert Deine Position als Profi-Einkäufer massiv. Das darf und muss nicht sein – und daher habe ich Dir hier als Tipps meine besten Lösungsbausteine und Strategien aus der Praxis zusammengestellt.

Lösungsbausteine: Sachzwänge und teure nachträgliche Änderungen

Tipp 1: Preise für Verbrauchsmaterialien und Wartung vor der Entscheidung vereinbaren und in die Entscheidung mit einbeziehen.
So geht´s konkret in der Praxis: Bedarf von Verbrauchsmaterial und Wartung ist vorhersehbar. Daher ist es leicht, diese Aufwendungen schon vor der Entscheidung einzukalkulieren. Vereinbaren Sie mit dem Lieferanten, was im Nutzungszeitraum verbraucht wird und welche Wartungen für den Erhalt der Gewährleistung/Garantie notwendig sind. Verhandeln Sie die Kosten genauso wie das eigentliche Produkt. Beziehen Sie diese Aufwendungen in Ihre Lieferantenwahl ein.

Tipp 2: Multi-Lieferanten-Strategie: Lieferantenwechsel während der Serienproduktion ermöglichen
So geht´s konkret in der Praxis: In einigen Fällen sinnvoll und möglich: Was ist notwendig, um auch während der Serienproduktion von einem zum nächsten Lieferanten zu springen? Einheitliche Maschinen? Portable Werkzeuge? Lieferanten mit einheitlichen Prozessen? Vergleichen Sie die Einsparpotenziale mit dem notwendigen Mehraufwand.

Tipp 3: Lieferant während der Serie mit Wettbewerbern vergleichen und mit späteren Konsequenzen konfrontieren – auch wenn ein Wechsel nicht möglich ist
So geht´s konkret in der Praxis: Vergleichen Sie: Was würde die gleiche Änderung oder das gleiche Zusatzteil bei einem Wettbewerber kosten?
Warnen Sie den Verkäufer vor der späteren Konsequenz: „Wenn Sie uns in dieser Zwangslage keinen marktüblichen Preis für die Erweiterung anbieten, fühlen wir uns ungerechtfertigt benachteiligt. Gerne möchte ich mit Ihnen eine faire Vereinbarung treffen. Sollten wir feststellen, dass das nicht möglich ist, sehen wir uns gezwungen, den zu viel bezahlten Betrag bei künftigen Projekten im Wettbewerbsvergleich aufzuschlagen. Mein Vorschlag daher …“

Tipp 4: Lieferanten während der Serie dennoch mit Wettbewerbern vergleichen und mit direkten Konsequenzen konfrontieren
So geht´s konkret in der Praxis: Was würde die gleiche Änderung bei einem Wettbewerber kosten und welche Mehrkosten wären für einen jetzigen Wechsel zu tragen?
Strategie-Tipp: Lassen Sie den Nutznießer des Wechsels die Kosten tragen!
Inwieweit ist der neue Lieferant bereit, die Wechselkosten ganz oder teilweise zu übernehmen?
Warnung gegenüber dem jetzigen Lieferanten: „Wenn Sie uns keinen marktüblichen Preis für die Erweiterung anbieten, fühlen wir uns über den Tisch gezogen. Gerne möchte ich mit Ihnen eine faire Vereinbarung treffen. Sollten wir feststellen, dass das nicht möglich ist, habe ich die Freigabe …

  1. … der Geschäftsführung, die Kosten für den Wechsel zu einem Wettbewerber einmalig aufzuwenden. Allerdings wäre ab diesem Moment eine Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen behindert/erschwert/unmöglich. Mein Vorschlag daher …!“
  2. …des neuen Lieferanten, dass dieser die Wechselkosten trägt. Allerdings nur, wenn wir einer Kooperation für mindestens 36 Monate zustimmen. Für Sie wären wir also ab diesem Moment auf lange Zeit verloren! Mein Vorschlag daher, bieten Sie uns einen besseren Preis …“
  3. … Sie für die nächsten Projekte (auch gegen den Wunsch des Fachbereiches) komplett zu sperren!“ Beachten Sie dabei: Drohungen und Warnungen, die als Bluff entlarvt werden, schwächen den Verhandler lange Zeit.

Tipp 5: Nachteile zu Vorteilen wandeln
So geht´s konkret in der Praxis:
Stimmen Sie im Vorfeld mit der Führungsetage ab, was die Konsequenz sein wird, wenn der Lieferant sich stur stellt und überhöhte Preise verlangt.
Formulierungsvorschlag: „Sollten wir uns entschließen, die Kosten für einen Lieferantenwechsel auf uns zu nehmen, werden wir sicher nicht in der darauf folgenden Periode wieder zurück wechseln. Mit Ihrem Angebot stellen Sie also nicht nur die Weichen für die anstehende Änderung, sondern im Wechselfall für eine lange Zeit.“

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