Was willst Du eigentlich?? Der Verhandlungsgegenstand

„Was willst Du eigentlich?“ – diese Frage solltest Du als Profi-Einkäuferin oder Profi-Einkäufer im Unternehmen frühestmöglich auf den Tisch legen. Denn man glaubt ja gar nicht, wie schnell Missverständnisse über den eigentlichen Verhandlungsgegenstand entstehen – und in der Folge verschwenden beide Seiten Zeit und Energie. Um beim Foto oben zu bleiben: Du musst die Insel ganz genau beschreiben können, die der Verkäufer im Ozean seiner Angebote aufbieten muss. Sonst zielt ihr beide knapp an der Lösung vorbei.

Verhandlungsgegenstand definieren: alle Details klären

Klar, wenn Du ein Pflichtenheft aus der Fachabteilung vorliegen hast, ist (hoffentlich) meist bis zum letzten Schräubchen oder Software-Code definiert, worum es in der Verhandlung mit dem Verkäufer gehen soll. Aber in anderen Fällen werden oft wesentliche Aspekte vergessen, weil sie der einen Seite als „klar, dass ich DAS meinte“ erscheinen … der anderen aber unbekannt sind. Ein Beispiel dafür, wie ich es so in einem Live-Training mit einer Einkaufsabteilung erlebt habe: Der Einkäufer telefoniert – es ist Anfang Oktober – mit einem Hotel nahe der Köln Messe, wo Ende Januar jährlich die imm cologne, eine der weltweit größten Möbelmessen stattfindet. Sein Auftrag: Für das Team vor Ort zu diesem Zeitpunkt möglichst günstige Zimmer im Rahmen einer freigegebenen Preisrange ergattern. Nach dem Durchstellen und der wundervoll ausgeführten Begrüßung fragt er den Servicemitarbeiter des Hotels: „ … Haben Sie freie Zimmer?“, vergisst aber den Zeitraum, da ihm ja klar ist, dass es nur um den imm-Cologne-Termin gehen kann. Der Servicemitarbeiter im Hotel geht davon aus, dass es sich um Zimmer für den heutigen Tag handelt: „Ja, ich kann Ihnen freie Zimmer anbieten. Wie viele Zimmer benötigen Sie denn?“. Einkäufer: „Zehn Einzel-Zimmer für je fünf Tage. Was kostet denn ein Zimmer?“. Hotel: „Die Zimmer in Messenähe kosten 129 Euro inklusive reichhaltigem Frühstücksbuffet.“ Einkäufer: „Das ist okay, bitte buchen Sie die Zimmer für unsere Firma. Wir reisen dann zur Eröffnung der imm cologne am x. Januar an! Brauchen Sie für die Reservierung jetzt schon die Namen der Gäste?“. Servicemitarbeiter lacht: „Achso, nein! Das klappt nicht! Ich dachte, Sie reisen umgehend an, und zur Zeit ist es ruhig bei uns! Für die imm cologne wir schon auf Jahre hinaus ausgebucht, vor allem, weil das nicht die einzige Messe in dem Zeitraum ist. Wir haben dann sicher keine freien Zimmer, schon gar nicht zehn. Und außerdem sind sie dann natürlich weit teurer!“

Verhandlungsgegenstand gehört an den Anfang Deiner Startrampe

Du siehst, der Baustein „ein-eindeutige Transparenz über den Verhandlungsgegenstand schaffen“ gehört direkt in die Eröffnungsphase einer Verhandlung, in Deine Startrampe.
Die Startrampe ist ja Dein Einstieg in Verhandlungen, die Ziel, Ton und Struktur der kommenden Verhandlung von Deiner Seite aus bestimmen und formen soll. Daher ist es wichtig, dass Du Deine Startrampe immer kennst und Deine Bausteine dafür herausgesucht hast, bevor Du in die Verhandlung gehst. Für jeden dieser Bausteine biete ich Dir im Buch „Profitabler Einkauf“, das jetzt schon in dritter Auflage bei Gabal erschienen ist, viele Beispiele und Wortwendungen an, so dass Du für jede Verhandlungssituation genug Material hast, um Dir Deine individuelle, passende Startrampe zusammenzubauen. Und auch hier in meinem Verhandler-Blog schauen wir uns die Bausteine der Startrampe gemeinsam an:

Tipps: so beprichst Du den Verhandlungsgegenstand mit dem Verkäufer

Auch hier habe ich Dir also wieder einige Beispiele zusammengestellt, wie Du in der Praxis den Verhandlungsgegenstand zu Beginn der Verhandlung mit dem Verkäufer adressierst:

Beispiel 1: „Wir haben aktuell einen Leasingvertrag für fünf Firmenwagen mit der Firma A. Diese wird in drei Monaten auslaufen. Für uns steht offen, mit wem wir zukünftig zusammenarbeiten möchten. Sowohl mit dem bisherigen Anbieter als auch für namhafte andere Anbieter bestehen hier faire Chancen.“
Meine Einschätzung als Verhandlungsexperte: Aktuelle Situation schlicht beschrieben und Chancen für die Anbieter verdeutlicht.

Beispiel 2: „In den nächsten Tagen wollen wir unseren Lagerbestand am Bauteil x wieder auffüllen. Je nach Preis könnte ich mir eine Lagerreichweite von vier bis acht Wochen vorstellen. Das würde zwischen 4.000 und 8.000 Stück bedeuten.“
Meine Einschätzung als Verhandlungsexperte: Alternative Situationsbeschreibung. Sachlich und klar. Das eigene Ziel „Preissenkung“ wird mit dem vermuteten Ziel des Verkäufers „Mengenerhöhung“ gekoppelt.

Beispiel 3: „Wir hatten vorletzte Woche bei zahlreichen Anbietern nach einem geeigneten Bürodrehstuhl für unseren neuen Gebäudekomplex gefragt. Je nachdem, welche Preise aufgerufen werden, wird sich die Stückzahl zwischen 50 und 150 Stühlen bewegen. 50 ist der neue Bedarf und weitere 100 sind Ersatzbedarf für bereits existierende Stühle. Bei entsprechend attraktiven Konditionen würden diese gleichzeitig oder zeitnah mit beauftragt. Wir haben aus den Sortimenten der Anbieter in Frage kommende Stühle ausgewählt. Aus Ihrem Sortiment hat es ein Stuhl in die Entscheidungsphase geschafft: Bei Ihnen ist es der Stuhl ergo 12 ohne Armlehne.“
Meine Einschätzung als Verhandlungsexperte: Hier wird von Anfang an die benötigte Menge etwas variabel dargestellt, um sie als zusätzlichen Spielball in der Preisverhandlung offen zu halten. Gleichzeitig ist wieder die Wettbewerbssituation deutlich angesprochen.

Beispiel 4: „In den anderen Gesprächen haben wir zu Beginn kurz die Situation dargestellt, um den jeweiligen Partnern Transparenz zu bieten. Wenn Sie damit einverstanden sind, würde ich das bei Ihnen ebenso tun.“
Meine Einschätzung als Verhandlungsexperte: In dieser Überleitung ist der Wettbewerb unterschwellig angesprochen.

Beispiel 5: „Ihnen liegt unsere Ausschreibungsunterlage 238 ja vor. Lassen Sie mich kurz zusammenfassen: Es geht um 50 bis 150 Stühle in der Kalenderwoche 12, Farbe Schwarz, Rollen für raue Böden, …“
Meine Einschätzung als Verhandlungsexperte: Transparenz über den Ausschreibungsgegenstand steht im Vordergrund. Allein durch das Wort „Ausschreibung“ wird verdeutlicht, dass es sich nicht um eine Einzelanfrage handelt.

Beispiel 6: „Leider ist der Grund unseres heutigen Treffens weniger erfreulich …“
Meine Einschätzung als Verhandlungsexperte: Mit dieser Überleitung lässt Du das Blut von ängstlichen Verkäufern in den Adern gefrieren: Achte darauf, dass die Formulierung zu Deiner Verhandlungssituation passt.

Beispiel 7: „Die Situation ist die, dass durch Wettbewerbsangebote der Preis auf unserem Absatzmarkt deutlich in Bedrängnis gerät. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass alle Partner unseres Hauses gemeinsam an einem Strang ziehen …“
Meine Einschätzung als Verhandlungsexperte: Bereits durch die Überleitung wird deutlich Druck aufgebaut, gleichzeitig die Partnerschaft betont.

Beispiel 8: „Welche Daten liegen Ihnen bereits zu unserem Projekt vor?“
Meine Einschätzung als Verhandlungsexperte: Lässt Du den Verkäufer das Projekt erklären, wirst Du hören, was auf der Gegenseite verstanden wurde – das ist an sich schlau. Allerdings fällt es so schwerer, im Anschluss wieder auf den eigenen Argumentationspfad zu wechseln!

PS: Hier gibt es noch mehr Tipps zu konkreten Verhandlungssituationen:

Webinare vom Verhandlungsexperten Urs Altmannsberger für Einkäufer

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