KI im Einkauf: Dein neuer Azubi – wenn du ihn NICHT mit Schrott fütterst

Stell dir vor, du hättest im Einkauf einen Azubi, der nie müde wird. Er schreibt Leistungsbeschreibungen in Sekunden. Er prüft Verträge im Stundentakt. Er formuliert Mails an Lieferanten ohne Pause. Genau so funktioniert KI. Sie ist extrem fleißig. Aber sie hat kein Gefühl für Politik, Kontext und Verhandlung. Das ist mein Spielfeld als Verhandlungsprofi.

Vom Bauchgefühl zur KI-gestützten Verhandlung im Einkauf (Mittelstand und Konzerne)

 

Früher galt im Einkauf. Zwei Jahrzehnte Erfahrung. Ein voller Ordner. Ein guter Riecher.

Heute gilt im Einkauf. Daten. Tempo. Transparenz. KI beschleunigt Entscheidungen. Routinearbeit fällt weg. Das betrifft nicht nur Konzerne. Industrie. Handel. Beauty. Rohstoffe. Baumaschinen. IT. Beratung. Alle sitzen im selben Boot.

Wer KI meidet, verhandelt bald gegen Unternehmen mit Einkauf im Sportmodus.

Die Verhandlung bleibt menschlich. Das Spielfeld verändert sich.

Fehler 1. Garbage in, Garbage out

Es ist keine Schande, sondern historisch gewachsen. Viele Unternehmen leiden unter Stammdaten, die an einen Dachboden erinnern. Nichts passt sauber. Es spiegeln sich wechselnde Standards aus den vergangenen Perioden. Neue Systeme und neue Herausforderungen haben unterschiedliche Ablage-Muster hinterlassen-

Beispiele aus meinem Alltag.

• Industrie. Ersatzteile landen in der Kategorie Sonstiges. Cloud-Software landet unter Dienstleistungen.
• Handel. Jede Filiale pflegt Artikelpreise unterschiedlich. Der offizielle Preis ist unklar.
• Beratung. Tagessätze, Pauschalen und Rabatte liegen in isolierten Excel-Dateien.

Gibst du so etwas einer KI, bekommst du schnellen Schrott.

Mein Blick als Verhandler.

• Saubere Daten sind Pflicht, sonst verhandelst du blind.
• „Bitte wenden!“ – Stelle dir eine schlampige oder alte Landkarte vor, nach der ein top aktueller Navi arbeitet. Wer kennt das nicht: Dort ist schon längst eine A49 gebaut, der alte Navi erkennt aber die neue Routenführung nicht und will Dich umkehren lassen.
• Der Mauertest hilft dir. Du prüfst, ob deine Zahlen wirklich eine reale Mauer bilden oder ob sie aus krummen Daten zusammengenagelt sind und mitten im Bereich der ZOPA die vermeintliche Grenze anzeigen. ZOPA = Harvard Konzept = Bereich in dem Abschlüsse für Kunde und Anbieter akzeptabel sind.

Fehler 2. Tool-Shopping ohne Prozessarbeit

Viele Unternehmen kaufen ein KI-Tool und hoffen auf Wunder. Die Realität ist ernüchternd.

• Der Bedarf kommt per Mail.
• Die Freigabe sitzt in einem anderen Tool.
• Die Bestellung im ERP.
• Die Auswertung in Excel.
• Die Angebote im Filesystem.

Wenn du auf dieses Patchwork KI setzt, beschleunigst du Chaos.

In meinen Trainings ist die Reihenfolge klar. Erst den Ziel-Vektor ausrichten, dann kommt die Altmannsberger Methode zur Umsetzung.

Übertrage das auf KI. Erst klare Prozesse. Dann das Tool, das diese Prozesse trägt.

Fehler 3. Menschen ignorieren

Die typischen Reaktionen kenne ich gut.

KI nimmt mir den Job.

KI ist IT-Sache.

KI ist das nächste Tool, das wieder keiner nutzt.

Ohne Change Management wird KI zur Bedrohung. Nicht zum Helfer.

Ich sehe das in jeder Verhandlung. Wenn Menschen den Nutzen nicht sehen, nutzen sie defensiv. Manche sabotieren sogar passiv. Sie ignorieren schlicht.

Mein Vorschlag.

Zeig deinem Team, welche Routinen KI übernimmt. Standardmails. Angebotszusammenfassungen. Erste Vertragsprüfungen.

Mach klar. KI unterstützt. Sie ersetzt nicht. Die Verhandlung bleibt Menschensache. Live oder digital.

Ordne die Rollen neu. Wer verhandelt. Wer bereitet vor. Wer prüft. Wo sitzt die KI als Co-Pilot.

Fehler 4. KI ohne Leitplanken des Einkaufs

Viele laden Verträge, Preise und interne Mails in offene Systeme. Das ist riskant.

Was einmal in einem Modell landet, lässt sich praktisch nicht löschen.

Daten werden dort in kleine Bausteine zerlegt. Diese vermischen sich mit Millionen anderen Bausteinen.

Industrieunternehmen verlieren damit Konstruktionswissen. Händler riskieren Konditionen. Beratungen verlieren Vertraulichkeit bei Strategiepapiere.

Du brauchst klare Leitplanken.

Welche Daten dürfen in welches System.

Welche Dokumente bleiben intern.

Wie gehen wir mit Angeboten und Verträgen um.

Warum gehört ein SAP-Rahmenvertrag nicht in einen kostenlosen Chatbot.

Die Frage folgt dem Mauertest. Innen oder draußen. Was darf raus und was bleibt im Haus.

Fehler 5. Der Pilotfriedhof

Viel probeirt, aber erst mal ziellos gespielt.

Viele starten einen KI-Pilot ohne Ziel. Ohne KPIs. Ohne Plan.

Nach Monaten gibt es viele Folien und keine Ergebnisse.

In der Verhandlung wäre das wie ein Gespräch ohne Zielpreis, ohne Untergrenze und ohne ZOPA. ZOPA bedeutet Verhandlungszone. Du redest viel und erreichst wenig.

Darum mein Vorgehen.

Ein klarer Business Case. Zum Beispiel Durchlaufzeit bei Ausschreibungen um 30 Prozent senken.

Konkrete Messgrößen.

Klare Kriterien, ab wann der Pilot bestanden ist und in den Rollout geht.

Brücke zur Verhandlung

Was heißt das für dich als Einkäufer oder Verkäufer.

In Industrie. Handel. Beauty. Rohstoffe. Maschinenbau. IT. Beratung.

Erstens. KI macht dich schneller. Sie ersetzt dich nicht.

Ausschreibungen stehen in Minuten. Angebotsvergleiche ebenso. Szenarien sind sofort da.

Die Logik der Verhandlung bleibt dein Job.

Zweitens. Mauertest 2.0.

• Du prüfst nicht nur, ob der Lieferant blufft. Du prüfst auch, ob deine KI-Auswertung solide ist.
• Sind die Daten sauber.
• Sind alle Szenarien abgedeckt.
• Passt die Analyse zur realen Verhandlung.

Drittens. Altmannsberger Anker mit KI.

Die KI hilft dir bei Argumenten, Fragen und Storylines.

Aber du setzt den Anker. Du liest die Reaktion. Du fasst nach. Das passiert am Tisch.

Viertens. Praxisbeispiele.

• Industrie. KI erstellt technische Leistungsbeschreibungen. Du verhandelst Lebenszykluskosten.
• Handel. KI clustert Konditionen. Du führst die Jahresgespräche und setzt Signale für Boni und Werbekostenzuschüsse.
• Dienstleistung und Beratung. KI strukturiert Modelle und Angebote. Du verteidigst deinen Tagessatz und fällst nicht in die Rabattfalle.
• Handwerk. KI erstellt Angebotsbausteine und Stundenkalkulationen. Du erklärst den Wert vor Ort und bleibst souverän, wenn jemand sagt, dass es zu teuer ist.

90 Tage. KI verhandlungsfit machen

• Tag 1 bis 30. Daten und Prozesse aufräumen.
• Tag 31 bis 60. Zwei klare KI Piloten starten. Klare KPIs. Messbarer Nutzen.
• Tag 61 bis 90. Governance festlegen. Rollout starten. Einkauf und Vertrieb trainieren. Mauertest und Altmannsberger Anker im KI Zeitalter anwenden.

 

ANREGUNGEN: Hagen Aescht
IDEE FÜR POST: Urs Altmannsberger
DIENSTE: ChatGPT, Write for me