Wenn der Fachbereich den Einkauf umgeht und schon Zusagen an den Lieferanten gegeben hat

„Aber Ihr Fachbereich hat doch gesagt …“

Was hat er gesagt? Er hat dem Lieferanten bereits zugesagt, dass er den Auftrag erhält? Na bravo! Und jetzt soll ich als strategischer Einkäufer oder Verhandlungsführer im Einkauf noch einen angemessenen Preis erzielen? Unmöglich!

Wirklich unmöglich? Nein – es ist möglich!

Wie Du auch in scheinbar festgefahrenen Verhandlungssituationen im technischen Einkauf, Projekt-Einkauf oder operativen Einkauf noch zum Ziel gelangst, zeige ich Dir in diesem Beitrag. Entdecke die drei Power-Behauptungen, mit denen Dein Fachbereich zum Verhandlungsturbo wird – statt zur Stolperfalle.

Praxisbeispiel: Fachbereich umgeht den Einkauf und torpediert Preisverhandlung – was tun?

Interims-Einkäufer Peter Berger wird damit beauftragt, bei einem strategisch wichtigen Projekt Verhandlungsunterstützung im Einkauf zu leisten. Als Verhandler4rent geht er professionell vor: Der Auftraggeber liefert alle relevanten Produktdaten und den aktuellen Stand der Lieferantengespräche.

Das Ziel: Eine Tiefziehmaschine soll beschafft werden. Der Maschinentyp ist vom Fachbereich definiert. Nun soll der Preis verhandelt werden – natürlich möglichst weit unterhalb des Listenpreises. Die Geschäftsführung hat ein striktes Budgetlimit von 80 % des Angebotspreises vorgegeben.

Obwohl bestens vorbereitet, gerät die Verhandlung in eine Sackgasse. Noch bevor Peter Berger seine Argumente platzieren kann, konfrontiert ihn der Lieferant mit: „Ihr Fachbereich hat uns den Auftrag doch schon zugesagt!“

Klassiker. So oder ähnlich passiert das täglich im Einkauf: Fachbereiche stärken versehentlich den Anbieter – und schwächen dadurch die eigene Einkaufsabteilung.

Die Problemkerne in der Einkaufsverhandlung:

• Der Fachbereich signalisiert dem Anbieter: „Die Entscheidung ist bereits gefallen.“
• Der Wettbewerb ist damit faktisch ausgeschaltet.
• Der Lieferant reduziert seinen Verhandlungsspielraum auf einen „Anerkennungsrabatt“.
• Die Verhandlungsmacht liegt nicht mehr beim Einkauf – sondern beim Anbieter.

A) Reaktive Verhandlungstechnik – Die Notfallstrategie im Einkauf

Dein Ansatzpunkt: Verunsichere den Lieferanten. Nimm ihm die vermeintliche Sicherheit des sicheren Auftrags.

Denn: Nur wenn der Lieferant erkennt, dass er den Auftrag verlieren könnte, wirst Du echte Zugeständnisse erzielen.

Hier sind starke Formulierungen für diese Verhandlungssituation:

„Unsere Geschäftsführung ist nicht bereit, den von Ihnen anvisierten Verkaufspreis zu akzeptieren. Sie haben heute die Chance, Ihren Preis zu korrigieren und den Auftrag direkt mitzunehmen. Sollten Sie diese Erwartung nicht erfüllen, wird das Produkt ausgeschrieben. Dann kann ich Ihnen weder den Auftrag direkt geben noch garantieren, dass Sie überhaupt teilnehmen dürfen.“

Oder mit mehr Poker:

„Im Prinzip hätte ich Ihnen heute den Auftrag mitgeben können. Der Fachbereich hatte sich für Sie entschieden. Aufgrund Ihres zu hohen Angebotspreises hat die Geschäftsführung jedoch abgelehnt. Wir geben Ihnen eine letzte Chance, sich zu verbessern. Wenn das nicht unseren Erwartungen entspricht, sind Sie raus.“

Diese Aussagen verschieben die Macht zurück an den Verhandlungstisch – in die Hand des Einkaufs.

B) Proaktive Einkaufsstrategie – Die langfristige Lösung

Noch besser ist es, wenn es gar nicht erst zu solchen Situationen kommt. Das gelingt, wenn der Fachbereich einkaufskonform handelt:

• Keine vorschnellen Signale an den Anbieter senden
• Keine Vorab-Zusagen
• Den Einkauf in der Verhandlungsführung unterstützen, statt zu blockieren

Dazu braucht es nur eine Basis-Schulung in Verhandlungsführung für Fachbereichsmitarbeiter. In meinen Kurz-Trainings für Fachbereiche und Anwender vermittle ich genau dieses Know-how:

Die 3 Power-Behauptungen für den Fachbereich

1. „Es gibt immer Alternativen zum angestrebten Produkt.“
2. „Der Einkauf erhält mehrere Alternativen – mit Leistungsgewichtung.“
3. „Der Einkauf entscheidet autark über Preis und Zuschlag.“

Diese Haltung verändert alles. Sie gibt dem Einkauf Rückenwind – und dem Lieferanten ein klares Signal: Nichts ist sicher, solange nicht unterschrieben wurde.

Unternehmen, die dieses Prinzip leben, erzielen:

• Signifikant höhere Einsparungen
• Weniger Single-Source-Risiken
• Bessere Einkaufskonditionen

Was tun bei Monopolisten?

Einwand: „Aber was ist mit Produkten, die nur von einem Hersteller kommen?“

Antwort: Selbst in Monopolsituationen gibt es Spielraum – durch Alternativen im Verhalten:

• Bluff mit Bestellmenge: „Bei diesem Preis kaufen wir statt zwei Maschinen nur eine.“
• Zeitlicher Bluff: „Dann bestellen wir erst nächstes Quartal.“
• Hierarchie-Bluff: „Bei diesem Preis muss noch eine Managementrunde stattfinden.“

Der Lieferant muss spüren, dass er noch nicht durch ist.

Wichtig: Jeder Bluff muss zu Deiner Verhandlungsstrategie und zur Situation passen. Kompetenzverlust durch überzogene Taktik gilt es zu vermeiden.

Fazit: Verhandlungserfolg im Einkauf beginnt beim Fachbereich

Viele Verhandlungen scheitern nicht am Preis, sondern an unkoordinierten Signalen aus dem Unternehmen. Wenn der Fachbereich zu früh „Ja“ sagt, ist der Preis nicht mehr verhandelbar.

Mit klaren Regeln, Power-Behauptungen und gezielter Kommunikation wird der Fachbereich zum Verhandlungspartner – nicht zum Risiko.

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